Langkah-langkah Menyimak Surat dengan Efektif — Bahasa Indonesia SMP Kelas 7

a. Membaca dengan Cermat

•

Sebelum membaca, pahami tujuan surat tersebut. Apakah ini surat resmi yang memberi instruksi atau arahan? Ataukah surat pribadi yang menyampaikan pesan emosional atau informasi pribadi?

•

Bacalah setiap kalimat dengan seksama untuk memastikan bahwa tidak ada informasi penting yang terlewat.

b. Menyimak dengan Fokus

•

Pastikan kamu menyimak dengan seksama setiap kata yang digunakan. Perhatikan pilihan kata yang dipakai oleh penulis, karena bisa jadi ada makna tersirat di baliknya.

•

Gunakan keterampilan berpikir kritis untuk memahami maksud yang lebih dalam di balik setiap pesan dalam surat.

Menyimak surat dengan cermat dan penuh perhatian akan membantu kita memahami pesan dengan lebih baik. Hal ini juga akan meminimalkan kesalahan interpretasi atau salah paham dalam komunikasi. Dengan kemampuan ini, kita bisa merespons surat dengan lebih tepat, baik dalam konteks pribadi maupun profesional.

✏️

Kegiatan Singkat 1

Judul:

Menyimak dan Menganalisis Surat Resmi

Tujuan:

Memahami dan menganalisis informasi yang terkandung dalam surat resmi untuk menemukan makna yang tersurat dan tersirat.

Pada kegiatan ini, kamu akan mempelajari cara menyimak dengan cermat informasi yang ada dalam surat resmi. Surat resmi sering kali digunakan dalam komunikasi formal, seperti untuk urusan kantor, instansi, atau lembaga. Dalam surat resmi, penting untuk menyimak informasi secara cermat karena sering terdapat pesan atau informasi yang jelas (tersurat) maupun yang tersembunyi (tersirat). Keterampilan ini akan membantumu dalam memahami dan merespons informasi yang terkandung dalam surat resmi secara tepat.

“Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 5 Jakarta Di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan rencana kegiatan Pramuka yang akan dilaksanakan pada tanggal 12-14 Agustus 2025, kami mengajukan permohonan izin untuk mengadakan kegiatan tersebut di luar sekolah. Kegiatan ini akan diikuti oleh seluruh siswa kelas XI dan diharapkan dapat meningkatkan keterampilan kepemimpinan serta kerjasama antar siswa. Kami memohon persetujuan Bapak/Ibu untuk melaksanakan kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua OSIS SMA Negeri 5 Jakarta”

Pertanyaan:

Setelah membaca surat resmi di atas, ajukan pertanyaan yang berkaitan dengan isi surat menggunakan kata tanya seperti apa, siapa, kapan, dan mengapa.

Apa tujuan dari kegiatan yang diajukan dalam surat ini?

Siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut?

Kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan?

Mengapa kegiatan ini diadakan di luar sekolah?

Siapa yang menulis surat ini dan apa jabatannya?

✏️

Kegiatan Singkat 2

Judul:

Menyimak dan Menganalisis Surat Pribadi

Tujuan:

Menganalisis dan mengevaluasi informasi berupa gagasan, pikiran, perasaan, pandangan, arahan, atau pesan yang akurat dari surat pribadi atau surat tidak resmi.

Pada kegiatan ini, kamu akan belajar bagaimana menyimak dan menganalisis informasi yang terkandung dalam surat pribadi. Surat pribadi merupakan bentuk komunikasi informal yang biasanya digunakan untuk menyampaikan perasaan, pendapat, atau arahan kepada seseorang yang memiliki kedekatan pribadi. Memahami isi surat pribadi membantu kita memahami makna yang tersurat dan tersirat yang disampaikan dalam surat tersebut.

“Kepada Sahabatku, Ani, Apa kabar? Semoga semuanya baik-baik saja di sana. Aku sangat merindukanmu dan ingin sekali segera bertemu. Setelah beberapa minggu terakhir yang sibuk, akhirnya aku punya waktu untuk menulis surat ini. Ani, aku ingin berbagi sedikit cerita tentang kehidupan baru yang aku jalani. Aku sudah mulai tinggal di kota baru karena pekerjaan, dan aku merasa sedikit cemas karena belum benar-benar terbiasa dengan lingkungan baru. Namun, setiap hari aku berusaha untuk tetap positif dan beradaptasi. Aku yakin semuanya akan berjalan baik jika aku tetap semangat. Aku ingin tahu bagaimana kabarmu di sana. Bagaimana pekerjaanmu? Apakah kamu sudah menemukan teman baru? Aku berharap kita bisa bertemu dalam waktu dekat dan menghabiskan waktu bersama lagi. Jaga dirimu baik-baik, Ani. Aku menunggu balasanmu. Salam hangat, Rina”

Pertanyaan:

Berdasarkan informasi yang telah kamu simak dalam surat di atas, diskusikan hal-hal berikut ini.

Siapa yang menulis surat ini dan kepada siapa?

Apa yang diceritakan penulis dalam surat ini?

Apa alasan penulis menulis surat ini kepada sahabatnya?

Apa yang dirasakan penulis mengenai kehidupan barunya?

Bagaimana penulis menyampaikan perasaan rindu kepada sahabatnya?

Apa harapan penulis dalam surat ini?

Apa saja informasi yang dapat menunjukkan bahwa surat ini bersifat pribadi?

Mengapa penulis berharap bisa bertemu sahabatnya dalam waktu dekat?

Apa tujuan penulis menanyakan kabar dan pekerjaan sahabatnya?

10.

Apa yang ingin penulis sampaikan di bagian penutupan surat ini?

💡 Tahukah Kamu?

Usia Layanan Pos di Indonesia Sudah Berabad-Abad, Lho!

PT Pos Indonesia, yang mengelola layanan surat-menyurat di Indonesia, sudah berdiri sejak tahun 1746 pada masa kolonial Belanda, menjadikannya salah satu perusahaan tertua di Indonesia. Meski kini komunikasi digital semakin dominan, keterampilan menulis surat resmi tetap dibutuhkan, terutama dalam dunia pendidikan, pemerintahan, dan dunia kerja yang masih mengandalkan surat sebagai dokumen resmi yang sah.

Membaca dan Memahami Isi Surat Resmi dan Pribadi dengan Cermat

Membaca dengan baik adalah kemampuan penting yang harus dimiliki oleh setiap orang. Untuk menjadi pembaca yang baik, kamu perlu dapat memahami isi surat yang kamu baca, baik itu surat resmi maupun surat pribadi. Surat bisa menyampaikan informasi secara jelas atau bisa juga disampaikan dengan makna tersirat yang lebih dalam. Oleh karena itu, keterampilan dalam membaca surat dengan cermat sangat penting. Kamu harus bisa memahami tidak hanya apa yang tertulis secara eksplisit, tetapi juga apa yang tidak tertulis secara langsung atau yang tersirat.

Dalam surat resmi, kamu akan sering menemukan informasi yang lebih formal dan terstruktur. Surat ini biasanya memiliki tujuan yang jelas, seperti pemberitahuan, permintaan, atau keputusan. Membaca surat resmi memerlukan ketelitian untuk memahami instruksi atau arahan yang diberikan. Sementara itu, dalam surat pribadi, informasi yang disampaikan seringkali lebih bersifat emosional atau pribadi. Walaupun lebih santai, kamu tetap harus memperhatikan pesan atau gagasan yang ingin disampaikan oleh pengirim.

Poin penting dalam membaca surat:

Perhatikan tujuan surat

Setiap surat memiliki tujuan tertentu, baik itu untuk memberi informasi, meminta sesuatu, atau memberikan arahan. Pastikan kamu mengerti tujuan surat tersebut agar dapat memahami maksudnya dengan tepat.

Kenali format surat

Surat resmi dan surat pribadi biasanya memiliki format yang berbeda. Surat resmi lebih kaku dan terstruktur, sedangkan surat pribadi lebih bebas dalam penyampaian.

Makna tersirat

Tidak semua informasi dalam surat disampaikan secara langsung. Dalam beberapa kasus, pesan atau pandangan pengirim bisa disampaikan secara halus atau tersirat, sehingga memerlukan pemahaman yang lebih mendalam.

Fokus pada pesan utama

Dalam surat, ada pesan utama yang ingin disampaikan. Biasanya, pesan ini terletak pada bagian awal atau akhir surat, tergantung pada jenis surat.

Dengan memahami cara membaca surat secara efektif, kamu tidak hanya dapat mengetahui informasi yang tersurat, tetapi juga bisa menangkap pesan yang lebih dalam dari surat tersebut. Ini adalah keterampilan penting yang perlu kamu kuasai, baik dalam konteks surat resmi yang lebih formal maupun surat pribadi yang lebih santai.

✏️

Kegiatan Singkat 3

Judul:

Membaca dan Memahami Surat Permintaan

Tujuan:

Menganalisis informasi berupa tujuan, alasan, dan harapan dalam surat permintaan.

Bacalah surat berikut dan pahami informasi yang terkandung di dalamnya dengan baik.

“SURAT PERMINTAAN Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Perpustakaan SMK Negeri 1 Jakarta di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan kebutuhan referensi untuk ujian akhir semester, kami memohon agar Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada kami untuk meminjam beberapa buku yang diperlukan. Buku yang kami butuhkan adalah: 1. Matematika Terapan 2. Kimia Dasar 3. Fisika Eksperimen Kami akan memastikan buku tersebut digunakan dengan baik dan mengembalikannya tepat waktu. Demikian permohonan ini kami buat. Besar harapan kami untuk memperoleh izin tersebut. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Hormat kami, Chika Ketua Kelas 12 IPA”

a. Berdasarkan surat yang telah kamu baca, jawab pertanyaan berikut ini:

Apa tujuan utama surat ini?

Siapa yang mengirim surat tersebut?

Apa saja buku yang diminta dalam surat ini?

Mengapa pengirim surat memerlukan buku tersebut?

Kapan pengirim surat akan mengembalikan buku?

Bagaimana cara pengirim surat memastikan buku tersebut digunakan dengan baik?

Apa yang diharapkan pengirim surat dari penerima surat?

Adakah informasi tentang waktu yang diberikan di dalam surat?

Siapa yang menjadi penerima surat ini?

10.

Apa kesimpulan yang dapat kamu ambil dari surat ini?

b. Menganalisis Isi Surat

Setelah membaca surat tersebut, kamu dapat menganalisis setiap bagian surat untuk mengetahui maksud dari pengirim. Tandai dengan tanda centang (✓) pada kolom yang sesuai.

Surat ini ditujukan untuk kepala perpustakaan.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat ini berisi permintaan buku untuk digunakan dalam ujian.

Sesuai

Tidak Sesuai

Pengirim surat hanya meminta izin untuk meminjam satu buku.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat menyatakan pengembalian buku tepat waktu.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat ini tidak mencantumkan tujuan utama permintaan.

Sesuai

Tidak Sesuai

✏️

Kegiatan Singkat 4

Judul:

Membaca dan Memahami Surat Pengunduran Diri

Tujuan:

Menganalisis informasi berupa alasan dan harapan dalam surat pengunduran diri.

Bacalah surat berikut dan pahami informasi yang terkandung di dalamnya dengan baik.

“SURAT PENGUNDURAN DIRI Kepada Yth. Pimpinan PT Maju Jaya di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Budian Jabatan: Finance Staff Dengan ini menyatakan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Finance Staff di perusahaan ini terhitung mulai [tanggal]. Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan banyak hal, termasuk tujuan pribadi saya yang lebih membutuhkan waktu untuk keluarga. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan untuk bekerja di perusahaan ini, serta atas dukungan yang luar biasa selama saya bekerja. Semoga PT Maju Jaya terus sukses di masa depan. Saya berharap hubungan baik yang telah terjalin selama ini tetap terjaga meskipun saya tidak lagi menjadi bagian dari perusahaan ini. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Hormat saya, Budian”

a. Menganalisis Isi Surat

Setelah membaca surat tersebut, analisis setiap poinnya untuk mengetahui tujuan dan maksud dari pengirim. Tandai dengan tanda centang (✓) pada kolom yang sesuai.

Surat ini menyatakan alasan pengunduran diri.

Sesuai

Tidak Sesuai

Pengirim surat memberikan alasan yang cukup jelas.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat ini mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat ini tidak menyebutkan harapan terhadap perusahaan.

Sesuai

Tidak Sesuai

Surat ini tidak menyebutkan jabatan yang dipegang oleh pengirim.

Sesuai

Tidak Sesuai

b. Menulis Isi Surat

Tulislah hasil analisis isi informasi dalam surat pengunduran diri yang telah kamu baca dalam bentuk paragraf. Perhatikan pokok-pokok surat yang telah kamu temukan.

Budian adalah seorang karyawan di perusahaan PT Maju Jaya yang telah mengajukan surat pengunduran diri. Dalam surat tersebut, ………………………………

💡 Tahukah Kamu?

Surat Sudah Ada Sejak Ribuan Tahun Lalu, Lho!

Surat tertua yang pernah ditemukan berasal dari peradaban Mesopotamia sekitar 3.500 tahun yang lalu, ditulis pada lempengan tanah liat. Sejak saat itu, surat telah menjadi salah satu media komunikasi tertulis paling penting dalam sejarah manusia, digunakan untuk menyampaikan berita, perjanjian dagang, hingga ungkapan perasaan pribadi antaranggota keluarga yang berjauhan.

Menyampaikan dan Mengkomunikasikan Isi Surat melalui Presentasi

Menyampaikan dan mengkomunikasikan isi surat melalui presentasi adalah proses untuk mengungkapkan pesan atau informasi yang ada dalam surat kepada audiens secara jelas dan efektif. Presentasi membantu agar isi surat yang terkesan pribadi atau tertulis bisa dipahami oleh banyak orang dalam konteks yang lebih luas. Hal ini terutama penting ketika surat tersebut berisi informasi penting yang perlu didiskusikan atau diambil keputusan bersama.

Berikut adalah beberapa langkah penting dalam menyampaikan dan mengkomunikasikan isi surat melalui presentasi:

Persiapkan Materi Presentasi

Sebelum mempresentasikan surat, pastikan kamu sudah mempersiapkan materi dengan baik. Pahami isi surat sepenuhnya, termasuk tujuan, pesan yang ingin disampaikan, dan siapa audiens yang akan menerima informasi tersebut.

Gunakan Alat Bantu Visual

Jika memungkinkan, gunakan alat bantu seperti slide presentasi, gambar, atau video untuk memperjelas poin-poin penting dalam surat. Misalnya, jika surat berisi pengumuman atau pemberitahuan, tampilkan teks utama surat agar audiens bisa langsung melihat dan mengikuti pembahasan.

Jelaskan Isi Surat dengan Rinci

Selama presentasi, jelaskan setiap bagian surat dengan rinci, terutama bagian yang berisi keputusan atau pesan yang perlu dipahami oleh audiens. Jangan hanya membaca isi surat, tetapi jelaskan konteks, alasan, dan tujuan dari surat tersebut.

Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Sesuaikan bahasa yang digunakan agar audiens mudah memahami. Hindari penggunaan istilah yang terlalu teknis atau rumit jika audiens bukanlah orang yang terbiasa dengan topik tersebut.

Ajak Audiens Berinteraksi

Presentasi yang baik melibatkan audiens. Setelah menjelaskan isi surat, beri kesempatan untuk bertanya atau memberi masukan. Hal ini bisa membuat audiens merasa lebih terlibat dan memastikan bahwa mereka benar-benar memahami informasi yang disampaikan.

Berikan Kesimpulan dan Langkah Selanjutnya

Di akhir presentasi, simpulkan poin-poin utama dari surat dan jelaskan langkah-langkah selanjutnya yang perlu diambil. Misalnya, jika surat tersebut berisi keputusan untuk rapat, pastikan audiens tahu kapan dan di mana rapat tersebut akan dilaksanakan.

Menyampaikan isi surat melalui presentasi adalah cara yang efektif untuk memastikan bahwa pesan dalam surat bisa diterima dengan jelas dan dapat memotivasi audiens untuk mengambil tindakan atau keputusan yang tepat. Selain itu, proses ini juga membuka ruang untuk diskusi, klarifikasi, dan feedback yang dapat meningkatkan pemahaman dan kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat.

✏️

Kegiatan Singkat 5

Judul:

Mempresentasikan Surat Resmi

Tujuan:

Peserta didik menyampaikan gagasan, pikiran, pandangan, arahan atau pesan untuk tujuan pemecahan masalah dan pemberian solusi terhadap isi surat resmi.

Bacalah surat berikut ini dan presentasikan di depan teman-teman kelasmu. Perhatikan penggunaan intonasi, volume suara, dan jeda saat membacakan surat agar pesan yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami.

“SURAT PERMOHONAN BANTUAN Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMP Lampu Pengetahuan Jalan Nusa Dua Kupang Telepon (0294) 383011 Nomor: 031/OSIS/SMP-NUS/X/2022 Lampiran: satu lembar Hal: Permohonan bantuan bencana Yth. Ketua OSIS SMP Nusa Indah Sumber Dengan hormat, Dalam rangka meringankan penderitaan korban banjir yang menimpa daerah kami, Bandung dan sekitarnya, OSIS SMP Lampu Pengetahuan akan mengadakan kegiatan Peduli Bencana untuk meringankan penderitaan para korban. Sehubungan dengan itu, kami mengajukan permohonan bantuan dari keluarga besar OSIS SMP Nusa Indah Cimahpelas berupa dana, sembako, selimut, pakaian anak-anak, alat-alat mandi, atau obat-obatan untuk disalurkan kepada para korban bencana. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Romi Firmansyah Sekretaris Tembusan: 1. Kepala SMP Cimahpelas 2. Kepala SMP Lampu Pengetahuan Bandung Barat”

Setelah membaca surat di atas, presentasikan isi surat tersebut di depan kelasmu. Jangan lupa untuk memperhatikan:

•

Intonasi untuk menekankan bagian penting.

•

Jeda agar pesan lebih mudah dipahami.

✏️

Kegiatan Singkat 6

Judul:

Mempresentasikan Surat Pribadi

Tujuan:

Peserta didik menyampaikan gagasan, pikiran, pandangan, arahan atau pesan untuk tujuan pemecahan masalah dan pemberian solusi terhadap isi surat pribadi.

Bacalah surat pribadi berikut dan presentasikan di depan teman-teman kelasmu. Perhatikan cara kamu menyampaikan isi surat tersebut dengan jelas dan penuh perasaan agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.

“SURAT PRIBADI Untuk sahabat karibku Ela Jalan Madya Kebantenan 138 Jakarta Utara Ambon, 14 Januari 2022 Sahabatku Ela, Di televisi beberapa hari lalu, aku menonton berita bahwa di Jakarta terjadi banjir. Aku mengecek daerah mana saja yang terdampak banjir, dan sepertinya daerah tempatmu mengalami kebanjiran. Ela, aku ikut prihatin atas musibah banjir yang melanda Jakarta Utara beberapa hari yang lalu. Semoga dampak banjir tidak terlalu parah di sekitar rumahmu. Aku bersedih dan khawatir kalau terjadi apa-apa dengan kamu dan keluargamu, Ela. Namun, alhamdulillah ternyata tidak ada korban jiwa di rumah sakit. Sahabatku, Ela, bencana memang bisa datang saja dan dapat menimpa siapa saja, termasuk kita. Ini semua adalah ujian dari Tuhan. Untuk itu, aku mohon kamu tabah menjalaninya. Ingat, kata guru SMP kita dulu, kita tidak boleh cengeng dan putus asa jika sedang menghadapi musibah karena justru musibah akan menguji dan memperkokoh keimanan kita. Semoga pada waktu mendatang saya bisa ke Jakarta dan bisa ketemu kamu dan keluargamu. Sampai di sini dulu ya, teriring salam dan doa untukmu dan keluargamu. Sahabatmu, Ani”

Setelah membaca surat di atas, presentasikan isi surat tersebut di depan kelasmu. Jangan lupa untuk memperhatikan:

•

Intonasi untuk menekankan bagian penting.

•

Jeda agar pesan lebih mudah dipahami.

Berdasarkan surat dinas dan surat pribadi di atas, tentukan perbedaan cara pembacaan di antara keduanya. Tulislah dengan format seperti tabel berikut.

Keterangan

Surat Dinas

Surat Pribadi

Lafal

………………

Intonasi

………………

Jeda

………………

Mengungkapkan Ide, Pikiran, Arahan atau Pesan Lewat Media Surat

Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan berbagai jenis pesan, baik berupa gagasan, pikiran, pandangan, arahan, maupun pernyataan kepada pihak lain secara sopan dan terstruktur. Dalam dunia pendidikan maupun kehidupan sehari-hari, menulis surat adalah keterampilan penting karena dapat membantu kita mengutarakan maksud secara formal dan tepat sasaran.

Agar surat yang ditulis menjadi efektif dan sesuai dengan kaidah kebahasaan, maka penulis harus memahami 12 unsur penting dalam penyusunan surat. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Kepala Surat

Kepala surat biasanya hanya terdapat pada surat resmi. Fungsinya adalah memberikan informasi identitas instansi atau lembaga pengirim surat. Kepala surat mencakup nama instansi, alamat lengkap, serta nomor telepon.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menulis kepala surat:

Hindari penggunaan singkatan seperti “Jl.” untuk “Jalan” atau “Tlp.” untuk “Telepon”, karena hal ini bisa mengurangi kesan formal.

Penulisan alamat harus runtut dan sistematis agar mudah dibaca dan jelas. Nama jalan ditulis lengkap, dan informasi seperti nomor telepon disusun dengan rapi.

Hindari penggunaan tanda baca yang tidak perlu, seperti titik dua setelah kata “Telepon”, karena dapat menimbulkan kerancuan.

Contoh 1:

“PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN DINAS PENDIDIKAN SMP NEGERI 1 GUBUG Jalan Letjen R. Suprapto 71 Gubug Telepon (0292) 53356”

Contoh 2:

“YAYASAN PENDIDIKAN NUSANTARA SMA KARYA BANGSA Jalan Pahlawan No. 9 Surabaya Telepon (031) 654321”

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identitas administratif dari surat yang dikirim. Nomor ini memudahkan pencatatan, pengarsipan, dan pelacakan surat di kemudian hari.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Kata “Nomor” ditulis dengan huruf kapital di awal, dan tidak disingkat menjadi “No.”.

Nomor surat harus konsisten mengikuti sistem penomoran instansi, biasanya mencakup urutan surat, singkatan instansi, dan bulan/tahun.

Penulisan nomor surat ditutup dengan tanda titik.

Contoh:

Nomor: 001/SMP-1/2022.

Nomor: 10/SU/III/2023.

3. Tanggal Surat

Tanggal menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal sangat penting karena berhubungan dengan keabsahan dan waktu penyampaian surat.

Hal yang perlu diperhatikan:

Tanggal ditulis lengkap, mencakup hari, bulan, dan tahun.

Nama bulan tidak boleh disingkat.

Tahun ditulis secara penuh, bukan hanya dua digit.

Jika tidak menggunakan kop surat, nama kota tempat surat dibuat harus ditambahkan.

Contoh:

Jakarta, 17 Agustus 2022

Surakarta, 1 Januari 2023

4. Lampiran

Lampiran digunakan ketika ada dokumen tambahan yang menyertai surat. Lampiran harus ditulis dengan jelas agar penerima mengetahui jumlah atau jenis berkas tambahan yang disertakan.

Hal yang perlu diperhatikan:

Kata “Lampiran” ditulis dengan huruf kapital di awal, dan tidak disingkat menjadi “lamp.”.

Jumlah lampiran ditulis jelas dan konsisten, boleh dalam bentuk angka atau kata.

Tidak perlu mencantumkan kata “lampiran” kembali dalam isi surat jika sudah disebut di bagian ini.

Hindari mencampurkan angka dan huruf dalam penulisan jumlah lampiran.

Baris ini tidak diakhiri tanda titik.

Contoh:

Lampiran: tiga helai

Lampiran: satu berkas

5. Hal Surat

Bagian ini berfungsi menjelaskan inti dari surat, yaitu mengenai apa surat itu dibuat. Posisi “Hal” berada di bawah Lampiran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Ditulis dalam bentuk frasa (bukan kalimat), misalnya “Permohonan Izin Kegiatan”.

Setiap kata penting dimulai dengan huruf kapital.

Hindari penulisan kalimat lengkap atau terlalu panjang.

Contoh:

Hal: Undangan Seminar Pendidikan

Hal: Permintaan Data Siswa

6. Alamat Surat

Alamat surat menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini penting karena menunjukkan penghormatan sekaligus kejelasan tujuan surat.

Poin penting yang harus diperhatikan:

Gunakan singkatan “Yth.” sebagai sapaan hormat. Singkatan ini berasal dari “Yang terhormat”.

Kata “Yth.” ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri dengan tanda titik.

Jika menggunakan “Yth.”, tidak perlu lagi menambahkan kata “Kepada”.

Nama orang atau jabatan yang dituju ditulis lengkap.

Dapat ditambahkan gelar akademik atau jabatan, tetapi tidak bersamaan dengan sapaan seperti “Bapak” atau “Ibu”.

Alamat ditulis berurutan dari nama, jalan, kota, hingga kode pos.

Setiap baris penulisan alamat tidak diakhiri titik.

Hindari menyertakan alamat dalam tanda kurung.

Contoh:

Contoh a:

“Yth. Kepala Sekolah SMP Negeri 4 Bandung Jalan Cendrawasih No. 25 Bandung 40125”

Contoh b:

“Yth. Manajer HRD PT Sinar Abadi Jalan Raya Bogor KM 27 Depok 16952”

7. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan untuk membuka komunikasi secara sopan kepada penerima surat.

Hal yang perlu diperhatikan:

Salam diawali dengan huruf kapital.

Kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil, kecuali jika muncul di awal kalimat.

Diakhiri dengan tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh,

8. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka adalah bagian awal isi surat yang bertujuan menarik perhatian penerima.

Yang harus diperhatikan:

Paragraf ini menjelaskan maksud umum dari surat.

Gunakan bahasa sopan, jelas, dan tidak bertele-tele.

Pilih diksi (kata) yang efektif dan sesuai dengan tujuan surat.

Boleh menyebutkan latar belakang, referensi surat sebelumnya, atau niat mengirim surat.

Hindari kalimat yang terlalu panjang dan membingungkan.

Contoh:

Bersama surat ini kami sampaikan informasi kegiatan yang akan dilaksanakan oleh OSIS SMP Negeri 1 Gubug.

Sehubungan dengan surat Saudara nomor 012/SK/IV/2022, kami ingin menindaklanjuti permohonan yang telah disampaikan.

9. Paragraf Isi

Paragraf isi merupakan bagian inti surat yang menyampaikan pokok informasi.

Yang perlu diperhatikan:

Paragraf dibuat menjorok ke dalam (indentasi).

Hindari pengulangan yang tidak perlu.

Contoh:

Kami bermaksud mengundang Saudara untuk hadir dalam rapat koordinasi guru yang akan diadakan pada hari Kamis, 10 November 2022 pukul 10.00 WIB di ruang rapat utama.

Melalui surat ini, kami menyampaikan laporan kegiatan pelatihan guru yang telah dilaksanakan pada tanggal 1–3 Oktober 2022 di aula sekolah.

10. Paragraf Penutup

Paragraf ini berisi ucapan terima kasih, harapan, atau kesimpulan.

Yang harus diperhatikan:

Penulisan singkat dan sopan.

Hindari kalimat panjang atau berulang.

Bisa menyampaikan harapan atas kerja sama atau tanggapan.

Biasanya diawali dengan “Demikian...” atau “Atas perhatian...”

Tidak ada paragraf baru setelah paragraf penutup.

Contoh:

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Besar harapan kami agar surat ini dapat ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.

11. Salam Penutup

Salam penutup adalah penanda bahwa surat akan diakhiri.

Yang perlu diperhatikan:

Gunakan salam seperti “Hormat kami” atau “Wassalamu’alaikum...”.

Hanya huruf awal ditulis kapital.

Diakhiri tanda koma.

Contoh:

Hormat kami,

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh,

12. Pengirim Surat

Bagian ini mencantumkan pihak yang bertanggung jawab atas isi surat.

Hal yang harus diperhatikan:

Sertakan jabatan pengirim, nama lengkap, dan tanda tangan jika perlu.

Jangan menulis nama dalam tanda kurung.

Penulisan nama tidak diakhiri dengan titik.

Dalam surat resmi, pengirim biasanya pejabat atau ketua kegiatan.

Nama boleh disertai gelar jika relevan.

Contoh:

Contoh a:

“Kepala SMP Negeri 2 Karanganyar (tanda tangan) Drs. H. Sutrisno, M.Pd.”

Contoh b:

“Ketua Panitia Pentas Seni (tanda tangan) Lestari Wulandari”

✏️

Kegiatan Singkat 7

Judul:

Menulis Surat Resmi dan Tidak Resmi

Tujuan:

Peserta didik mampu membedakan dan menulis surat resmi serta surat pribadi dengan benar, sistematis, dan efektif.

1. Identifikasi Ciri-Ciri Surat Resmi dan Tidak Resmi

Berikut adalah pernyataan-pernyataan terkait ciri-ciri surat resmi dan tidak resmi. Tugasmu adalah memberi tanda centang (✓) pada kolom “Sesuai” jika pernyataan sesuai dengan surat resmi, atau kolom “Tidak Sesuai” jika tidak cocok. Ingat, beberapa ciri bisa muncul di kedua jenis surat.

Memiliki kepala surat atau kop instansi.

Sesuai

Tidak Sesuai

Menggunakan sapaan seperti “Hai teman”.

Sesuai

Tidak Sesuai

Ada tanggal, alamat tujuan, dan perihal surat.

Sesuai

Tidak Sesuai

Menyebutkan nama lengkap dan jabatan pengirim.

Sesuai

Tidak Sesuai

Format surat bebas, bergantung pada hubungan pribadi.

Sesuai

Tidak Sesuai

Dilengkapi salam pembuka dan penutup.

Sesuai

Tidak Sesuai

Menggunakan bahasa baku dan ejaan sesuai KBBI.

Sesuai

Tidak Sesuai

Berisi permohonan secara resmi kepada pihak sekolah.

Sesuai

Tidak Sesuai

Ditulis menggunakan kata-kata santai dan emotikon.

Sesuai

Tidak Sesuai

10.

Memiliki sistematika surat yang jelas dan urut.

Sesuai

Tidak Sesuai

2. Menulis Surat Resmi berdasarkan Kasus

Buatlah sebuah surat resmi yang dikirim oleh OSIS SMP Negeri 3 kepada Kepala Sekolah. Surat ini berisi permohonan izin untuk melaksanakan kegiatan lomba antar kelas dalam rangka memperingati Hari Sumpah Pemuda.

Ketentuan:

•

Gunakan semua unsur surat resmi secara lengkap.

•

Format surat harus sesuai struktur dan sistematika surat resmi.

•

Gunakan bahasa yang baku, padat, dan efektif.

•

Sertakan unsur lampiran jika perlu.

3. Menulis Surat Tidak Resmi berdasarkan Ilustrasi

Kamu dan sahabatmu telah berjanji untuk menghabiskan liburan bersama di kampung halaman. Namun, karena suatu alasan, kamu harus membatalkan rencana tersebut. Kamu ingin menyampaikan kabar ini secara pribadi kepada sahabatmu melalui surat.

Tulislah surat tidak resmi kepada sahabatmu untuk menyampaikan alasan pembatalan rencana liburan tersebut secara jujur, santun, dan ramah.

4. Tukar dan Nilai Surat Teman

Tukarkan dua surat (resmi dan tidak resmi) yang telah kamu buat dengan surat teman sebangkumu. Berikan penilaian sesuai rubrik di bawah ini dengan jujur dan objektif. Isi skor sesuai dengan kriteria penilaian. Contoh: jika semua unsur surat ditulis lengkap maka pada kolom skor ditulis angka 3 (skor 3).

Aspek yang Dinilai

Kriteria Penilaian

Skor Maksimum

Skor

Kelengkapan Unsur Surat

Semua unsur surat ditulis dengan lengkap dan sesuai jenis surat.

……

Kelengkapan Unsur Surat

Beberapa unsur surat ditulis, tetapi ada yang kurang.

Kelengkapan Unsur Surat

Hanya sebagian kecil unsur surat ditulis.

Sistematika Surat

Struktur surat tersusun rapi dan sesuai kaidah.

……

Sistematika Surat

Struktur surat agak sesuai tetapi kurang tertata.

Sistematika Surat

Struktur surat tidak mengikuti kaidah umum surat.

Penggunaan Bahasa

Bahasa baku, pilihan kata tepat, tidak ada kesalahan ejaan.

……

Penggunaan Bahasa

Ada beberapa kesalahan ejaan, kata kurang tepat, tetapi masih dapat dipahami.

Penggunaan Bahasa

Banyak kesalahan ejaan dan pilihan kata tidak sesuai.

Hitunglah skor akhir dengan menggunakan rumus berikut untuk mengetahui nilai akhir dari surat yang sudah ditulis:

“Nilai Akhir = (Perolehan Skor ÷ 9) × 100 = …”

💡 Tahukah Kamu?

Surat Resmi Kini Beralih ke Format Digital, Kaidahnya Tetap Sama!

Di era digital, banyak instansi pemerintah di Indonesia kini beralih menggunakan sistem surat elektronik (e-office) untuk mempercepat proses administrasi. Meski begitu, unsur-unsur surat resmi seperti kepala surat, nomor surat, dan salam pembuka tetap dipertahankan dalam format digital, menunjukkan bahwa kaidah penulisan surat yang baik akan terus relevan meskipun medianya berubah.

✎

Perhatikan pernyataan berikut ini! (1) Menggunakan bahasa santai; (2) Tidak memiliki kepala surat; (3) Ditulis untuk teman atau kerabat dekat; (4) Menggunakan struktur sistematis dan resmi. Yang merupakan ciri-ciri surat tidak resmi ditunjukkan oleh nomor…

Perhatikan contoh paragraf penutup berikut ini! “Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.” Paragraf tersebut termasuk bagian dari…

Di bawah ini manakah contoh penulisan kop surat yang sesuai kaidah penulisan surat resmi?

Berikut ini adalah tujuan dari menyimak surat resmi secara cermat, kecuali…

Kalimat berikut ini termasuk salam pembuka surat resmi, yaitu…

Perhatikan potongan surat berikut! “Kami mengajukan permohonan izin untuk mengadakan kegiatan lomba antar kelas dalam rangka memperingati Hari Sumpah Pemuda.” Kalimat tersebut paling tepat dimasukkan ke dalam bagian surat…

Salah satu perbedaan paling menonjol antara surat resmi dan surat pribadi adalah…

&equiv;

Rangkuman

Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Efektif melalui Surat

•

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis yang penting, baik dalam konteks resmi maupun pribadi.

•

Kemampuan menyimak, membaca, menulis, dan menyampaikan isi surat diperlukan untuk memahami serta menyampaikan pesan secara efektif.

Menyimak dan Memahami Informasi dari Surat Resmi dan Pribadi

•

Membantu memahami isi surat secara menyeluruh melalui makna tersurat (jelas) dan tersirat (tersembunyi).

•

Melatih kepekaan dan keterampilan berpikir kritis terhadap pesan yang disampaikan pengirim surat.

•

Meningkatkan ketelitian dalam menangkap maksud, tujuan, dan nuansa isi surat.

Langkah-Langkah Menyimak Surat dengan Efektif

•

Membaca surat dengan cermat dan memahami tujuan pengirim.

•

Menyimak kata demi kata dengan penuh perhatian.

•

Menemukan makna tersurat yang langsung tertulis, dan makna tersirat yang tersembunyi dalam konteks.

•

Menggunakan logika dan analisis untuk memahami maksud mendalam dari isi surat.

Membaca dan Menganalisis Surat Resmi dan Tidak Resmi

•

Membaca isi surat untuk menangkap gagasan, pendapat, pandangan, atau pesan yang disampaikan.

•

Menganalisis kualitas dan kejelasan pesan, serta mengevaluasi relevansi dan kekuatan argumen.

•

Membedakan surat resmi (bersifat formal, menggunakan struktur baku) dan surat tidak resmi (bersifat pribadi dan bebas).

Tujuan Komunikasi Surat Resmi dan Tidak Resmi

•

Surat digunakan untuk menyampaikan ide, memberikan arahan, menyampaikan solusi, atau menyampaikan informasi pribadi.

•

Surat resmi digunakan untuk keperluan formal seperti permohonan izin, undangan, pengumuman, dan laporan.

•

Surat pribadi digunakan untuk menyampaikan perasaan, cerita, atau kabar kepada sahabat, keluarga, dan orang terdekat.

Ciri-Ciri Surat Resmi dan Tidak Resmi

•

Surat Resmi: menggunakan kop surat dan struktur yang baku, bahasa formal dan ejaan sesuai PUEBI, ditujukan kepada instansi atau pejabat, bertujuan memberikan informasi, permintaan, atau undangan resmi.

•

Surat Tidak Resmi: tidak memiliki kop surat, format bebas tergantung hubungan personal, menggunakan bahasa santai dan akrab, bertujuan menyampaikan kabar, perasaan, atau pengalaman pribadi.

Menyampaikan Isi Surat Melalui Presentasi

•

Presentasi isi surat membantu memperjelas pesan kepada audiens.

•

Gunakan intonasi yang sesuai, alat bantu visual, dan bahasa yang mudah dipahami.

•

Jelaskan maksud, tujuan, serta ajak audiens untuk berdiskusi atau memberikan tanggapan.

•

Presentasi digunakan baik untuk surat resmi (misal: permohonan bantuan) maupun pribadi (misal: empati terhadap musibah).

Penilaian dan Evaluasi Surat

•

Surat dinilai berdasarkan tiga aspek utama: kelengkapan unsur surat, sistematika penulisan, dan penggunaan bahasa.

☰

Referensi

Andayani. (2020). Pengembangan kemampuan berbahasa melalui media surat resmi dan pribadi. Jurnal Cakrawala Pendidikan, 39(2), 245–257.

Astuti, S. (2022). Efektivitas media surat dalam pembelajaran menulis teks fungsional di sekolah menengah pertama. Jurnal Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, 10(1), 45–56.

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2017). Kamus besar Bahasa Indonesia (Edisi ke-5). Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Hasanah, U., & Kusuma, D. (2021). Meningkatkan kemampuan menulis surat melalui model project-based learning. Jurnal Pendidikan Bahasa dan Sastra, 21(1), 15–26.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. (2017). Buku guru Bahasa Indonesia SMP/MTs kelas VII Kurikulum 2013. Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang Kemendikbud.

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. (2021). Panduan pembelajaran dan asesmen. Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.

Saryono, D., & Sarwiji, S. (2020). Bahasa Indonesia: Ekspresi diri dan akademik untuk SMP/MTs kelas VII. Bumi Aksara.

Sudaryanto, S. (2018). Pedoman umum ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa.

Suherli, M., Wahono, A., & Mulyati, Y. (2016). Bahasa Indonesia: Menulis untuk berpikir kritis dan kreatif. Yrama Widya.

Supriyadi, T. (2019). Menganalisis makna tersurat dan tersirat dalam teks fungsional. Jurnal Bahasa dan Sastra, 14(2), 110–120.

CV. Fitri Pure Indonesia — Bab 1–7 dari 7 tersedia

☰

← SebelumnyaFokus dalam Menyimak Surat Selesai →Unduh aplikasinya

Gratis — tolong sebarkan

Materi dan latihan di sini bisa dipakai siapa saja tanpa membayar dan tanpa mendaftar. Aplikasi Fitri Learning membawa semuanya ke HP, lengkap dengan nilai dan pembahasan, dan jalan tanpa internet setelah diunduh sekali.

Gratis, tanpa akunUnduh aplikasinya → Ilmu yang bermanfaatBagikan ke WhatsApp